INFORME ESTADO ACTUAL DEL BUPPI - GESTIÓN DE PORTAFOLIOS Y PROGRAMAS

INFORME DEL ESTADO ACTUAL DEL BUPPI MUNICIPIO A

Para comenzar, se presenta el informe del estudio de caso del municipio A con el diagnóstico realizado y con el plan de mejora sugerido al BUPPI de dicho Municipio, después de haber efectuado la primera visita de diagnóstico y la propuesta del plan de mejora para ser ejecutado y cumplir con los componentes Legal e Institucional, Metodológico, de Herramientas Informáticas y de Asistencia y Capacitación Técnica para fortalecer las competencias del personal al interior del BUPPI.

Por lo tanto, se exponen los diagnósticos y criterios de mejora de cada componente de acuerdo a la situación actual especificada en el caso de estudio formulado para esta actividad:

1.        componente Legal e institucional

Diagnóstico:

De acuerdo con el análisis realizado para determinar la investigación, se observó que mediante el decreto 3762 de junio de 1999 Se creó el BUPPI del Municipio A, pero no se observa más normatividad.

Plan de Mejora:

se propone como plan de mejora debido a que se identifican elementos normativos faltantes de acuerdo al siguiente cumplimiento de:

ü El Municipio como ente territorial debe registrar los programas y proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos para poderlos ejecutar en el marco del presupuesto general de la nación. Decreto 111/996

ü  Definir muy claramente el Rol del director del BUPPI y del formulador de proyectos, se deben promulgar los actos administrativos que creen los cargos y se aclare el funcionamiento del banco de programas y proyectos, identificando en este los criterios claves en el ciclo de la inversión pública y sujeto a lo preceptuado por la ley 152/94.

ü Se deberá definir el marco institucional del banco de proyectos referente a responsables del BUPPI, Funciones del BUPPI, Principios del BUPPI y Objetivos del BUPPI.

ü  No se deben delegar esas funciones a un practicante, pues éste debe ser sólo un apoyo para el ejercicio de las tareas.

ü Se deberá definir el marco institucional del banco de proyectos referente a responsables del BUPPI, Funciones del BUPPI, Principios del BUPPI y Objetivos del BUPPI.

ü Mantener    actualizados    los procesos y procedimientos de conformidad con el marco normativo vigente.

Indicadores:  Normograma actualizado, evidencia de manuales de funciones, manuales de procedimientos.

  

2.      Metodológico y conceptual:

Diagnóstico:

ü  El municipio no cuenta con un manual de procesos y procedimientos en la entidad territorial.

ü  Se tiene falencias en cuanto a que una sola persona tiene las competencias para formular, presentar proyectos debido a que se conoce poco del ciclo de la inversión pública o sea que se tiene una deficiencia metodológica en las etapas de la formulación y presentación, Viabilidad, en la programación presupuestal, en la ejecución, operación y Evaluación Expost.

Plan de Mejora:

ü  Elaborar e implementar el manual de procesos, Procedimientos y metodologías, que garanticen la utilización del BUPPI como herramienta dinámica de apoyo en el ciclo de las políticas públicas y donde se dé a conocer todo el marco institucional y normativo por el que se regirá el BUPPI.

ü   Contratar personal con las competencias adecuadas para brindar asistencia técnica y asesoría en las metodologías para la gestión del proyecto en las diferentes etapas de su ciclo de vida, este es: en las etapas de la formulación y presentación, Viabilidad, en la programación presupuestal, en la ejecución, operación y Evaluación Expost y en concordancia   con   los   lineamientos   técnicos definidos   por   el   Departamento   Nacional   de Planeación.

Indicador:  Número de proyectos recibidos

3.      Herramientas Informáticas:

Diagnóstico:

ü  No se menciona en el caso de estudio la utilización de la plataforma del SUIFP para registro de Proyectos.

ü  Personal insuficiente (2 personas: 1 coordinador y 1 practicante, de Rotación alta) que no permite una adecuada administración de las herramientas informáticas para gestión del Proyecto y registro de los mismos en la MGA y el SUIFP territorial.

ü  El BUPPI del Municipio A, utiliza para el registro de la formulación de proyectos la MGA Web, que es la herramienta esencial y a través de la cual se buscara para los proyectos para las diferentes fuentes de financiación de la inversión pública.

ü  Capacitar al personal que labora en los procesos de formulación e inversión de proyectos, definiendo así una estrategia de capacitación y asistencia técnica en el ciclo de vida de los proyectos.

Plan de Mejora:

ü  Registrar completamente todos los proyectos en la MGA Web, herramienta a través de la cual se transferirán los proyectos para concursar por las diferentes fuentes de financiación de la inversión pública.

ü  Contar con el personal Competente para administrar el Sistema de Información del Banco de Programas y Proyectos de acuerdo con los procesos y procedimientos adoptados que se formulen en el manual y de acuerdo a los lineamientos y directrices del Departamento Nacional de planeación y que permita la articulación del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Territorial con el Banco Único de Programas y Proyectos de Inversión.

ü  Se debe garantizar el uso de herramientas para soportar el ciclo de vida del proyecto

Indicador:  Número de proyectos registrados/Número de Proyectos evaluados.

4.      Capacitación:

Diagnóstico:

El  BUPPI  cuenta con poco acceso a programas de capacitación sobre el funcionamiento del BUPPI; Solo un funcionario ha recibido capacitación y eso por una invitación del DAP “pero no tenemos acceso a otra información relevante para capacitarnos.”  

Plan de Mejora:

Se debe establecer un plan de capacitaciones para el personal encargado del BUPPI, que contribuya y aumenten sus conocimientos y sus competencias sobre el ciclo de vida de los proyectos, de acuerdo con metodologías y lineamientos impartidos por el DNP. De igual forma, capacitarse en otras temáticas relacionadas con los proyectos, por ejemplo, contratación y supervisión técnica de proyectos, entre otros.

Indicador:  Programas de capacitación impartidos/programas de capacitación ofertados